Wp für Profis

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Während meiner Zeit an der Uni Bielefeld, habe ich viele kennengelernt, die WordPerfect zwar benutzen, aber die Funktionen, die den Umgang mit WordPerfect erst richtig komfortabel machen, nicht kennen und daher nicht anwenden. 

Einige dieser Möglichkeiten habe ich in den folgenden Tipps zusammengefaßt.

1. Entwerfen Sie für Ihre Dokumente Vorlagen, die die notwendigen Formatierungen enthalten. Damit erreichen Sie, daß Ihre Dokumente einheitlich aussehen und Sie müssen die meisten Formatierungen nicht doppelt oder gar dreifach vornehmen. Vorlagen erstellen Sie über Datei/Neu/[Optionen]/Neue Vorlage... bzw. in WordPerfect 8 über WP-Vorlage erstellen. Sie können diese Vorlage wie jedes Dokument bearbeiten und formatieren.

2. Sie können auch nachträglich Dokumente in Vorlagen umwandeln. Dazu löschen Sie den nicht benötigten Text aus der Datei und speichern diese mit der Endung "wpt" im Verzeichnis "Template" im Ordner "Office 7" bzw. "Office 8". Ab jetzt haben Sie die Datei immer als Vorlage beim Erstellen von neuen Dokumenten zur Verfügung. Sie können auch eine Beschreibung eingeben, indem Sie über Datei/Neu/ die Vorlage auswählen und unter [Optionen] aus dem Menü Vorlage bearbeiten bzw. bei WordPerfect 8 WP-Vorlage bearbeiten wählen. In WordPerfect 7 erscheint nun im Dokumentfenster eine zusätzliche Tastenleiste. Hieraus wählen Sie [Beschreibung] und geben dort einen aussagekräftigen Text ein. In WordPerfect 8 müssen Sie Datei/Eigenschaften wählen und unter beschreibender Name die Beschreibung eingeben.

3. Grundsätzlich sollten Sie versuchen, alle Formatierungen im Dokumentstyle vorzunehmen. Nur was dort definiert ist, gilt auch für alle Bestandteile des Dokuments wie Kopf- und Fußzeilen, Fuß- und Endnoten, Anmerkungen, Aufzählzeichen und Seitennummerierung. Stellen Sie z.B. die seitlichen Seitenränder im Dokument ein, werden Sie feststellen, daß Kopf- und Fußzeilen weiterhin die Einstellungen aus dem Dokumentstyle verwenden. Um den Dokumentstyle zu ändern, wählen Sie in WordPerfect 7 im Menü Format/ Styles/ Dokumentinitialisierung oder Format/ Dokument/ Standardcodestyle. In WordPerfect 8 können Sie die Änderungen unter Format/ Dokumentstil vornehmen. Wählen Sie aus der Liste Dokumentinitialisierung bzw. Dokumentstil und klicken Sie dann auf [Bearbeiten]. Hier können Sie alle notwendigen Einstellungen vornehmen.

Leider neigen WordPerfect 7 und 8 dazu, bei Übernahme der Änderungen in das Dokument abzustürzen. Speichern Sie daher Ihr Dokument in jedem Fall vorher ab, bevor Sie einen Style bearbeiten.

4. Sie können auch nachträglich eine Vorlage mit all Ihren Styles auf ein vorhandenes Dokument anwenden, indem Sie die Styles aus der Vorlage in das aktuelle Dokument laden. Dazu klicken Sie auf Format/Styles bzw. Format/Dokumentstil... und dort auf [Optionen]/Laden... . In dem folgenden Dialog geben Sie den Namen der Vorlage oder eines anderen Dokuments ein, in dem die Styles bereits vorhanden sind.

5. Auch die Dokumentschrift sollten Sie im Dokumentstyle einstellen. Diese bestimmt nämlich nicht nur die Schrift für den Haupttext, sondern auch für Fußnoten, Fußnotenzeichen und jeden Text, den Sie ohne Formatierung eingeben. Bearbeiten Sie dazu den Dokumentstil und wählen Sie die von Ihnen gewünschte Schrift unter Format/Schrift/Schriftart aus.

6. Von der Dokumentschrift ist die Standarddokumentschrift zu unterscheiden. Sie ist für die Formatierung von allen automatisch erzeugten Teilen des Dokuments, wie z.B. die Seitennummern verantwortlich. Mit der Bestimmung dieser Schrift machen Sie jegliche Schrifteinstellung überflüssig, wenn Sie durch das ganze Dokument hindurch dieselbe Schrift verwenden wollen. In diesem Fall sollten Sie die Dokumentschrift nicht wie unter 5. beschrieben einstellen, denn diese würde die Standarddokumentschrift überschreiben. Die Standarddokumentschrift kann man nicht im Dokumentstile einstellen. Klicken Sie stattdessen auf Format/ Schrift und dort auf den Button [Dokument...] bzw. in WordPerfect 8 auf [Standardschrift...] oder auf Format/Dokument/Standardschrift. Hier können Sie die Standarddokumentschrift auswählen und diese mit [OK] übernehmen.

9. Bei der Erstellung oder Bearbeitung von Styles können Sie auch bestimmen, welcher Style nach Betätigen der Eingabetaste verwendet werden soll. Sinnvoll ist diese Funktion aber nur bei Absatzstyles. 

Dadurch läßt sich erreichen, daß nach einer Überschrift, die z.B. mit dem Style "Überschrift1" formatiert wurde, mit dem Absatzstyle für die Textkörper weitergeschrieben wird. Diese Einstellungen nehmen Sie vor, indem Sie im Dialog zum Ändern oder Erstellen von Styles zunächst ein Häkchen vor Funktion der Eingabetaste machen und dann aus dem Listenfeld darunter bzw. daneben den gewünschten Style auswählen. Standardmäßig wird für den folgenden Absatz derselbe Style verwendet. Mit dieser Funktion läßt sich viel Arbeit ersparen. Müssen Sie z.B. ein Interview niederschreiben, wobei die Namen hervorgehoben werden oder sogar aufwendig formatiert werden sollen, definieren Sie einfach zwei entsprechende Absatzstyles. Geben Sie die Namen der Gesprächspartner in den Absatzstyle ein und wählen Sie den jeweils anderen Style als Folgestyle aus.

7. Benutzen Sie zur Formatierung Ihrer Texte soweit wie möglich Styles. Dabei handelt es sich wie beim Dokumentstyle um eine Art Schablone, um einheitliche Formatierungen von Absätzen und Zeichen zu erreichen. Man unterscheidet Absatz- und Zeichenstyles. In Zeichenstyles können Sie nur das Aussehen einzelner Zeichen bestimmen. Dazu stehen Ihnen verschiedene Schriften oder Schriftauszeichnungen wie z.B. fett, kursiv und unterstreichen zu Verfügung. In Absatzstyles können Sie alle Formatierungen bestimmen, auch die, die einzelne Zeichen betreffen. Sie können sogar Text und Sonderzeichen eingeben. Sie erstellen Styles über Format/Styles/[Erstellen] bzw. Format/Dokumentstil.../ [Erstellen].

8. Bei der Wahl von Dokumentschrift und Standarddokumentschrift sollten Sie in Ihre Überlegung mit einbeziehen, ob die Datei später auf verschiedenen fremden Rechnern eingesetzt werden soll. Wählen Sie eine Schrift, die nur auf Ihrem Rechner vorhanden ist, wird WordPerfect beim Öffnen der Datei auf dem fremden Rechner anstatt der gewählten Schrift eine seiner Meinung nach ähnliche auswählen. Dabei können Sie einige Überraschungen erleben. Bei den Schriften "Times New Roman", "Arial", "Courier" können Sie aber davon ausgehen, daß diese auf jedem Windows-Rechner installiert sind. Das gleiche gilt für die Schrift "Tahoma", wenn ein Bestandteil des MS-Office 97 installiert ist.

10. Möchten Sie Text größer oder kleiner formatieren, verwenden Sie dazu möglichst die relativen Größen. Sie finden Sie unter Format/Schrift/relative Größe. Dies hat den Vorteil, daß die Schriftgröße immer in Abhängigkeit zur Dokumentschrift bestimmt wird. Formatieren Sie den Text später um und ändern Sie dabei die Größe der Dokumentschrift, werden die Hervorhebungen entsprechend angepaßt. Verwenden Sie dagegen feste Schriftgrößen, kann es passieren, daß Wörter, die klein gedruckt werden sollten, nach dem Umformatieren größer als der Normaltext erscheinen.

11. Verwenden Sie zum Einrücken von Absätzen oder Zeilen niemals Leerzeichen. Was bei Ihrer augenblicklichen Formatierung und Schriftwahl noch ordentlich aussieht, kann sich ändern, sobald Sie die Schrift, die Seitenränder oder das Seitenformat ändern. Verwenden Sie zum Einrücken einer einzelnen Zeile die Tab-Taste. Damit wird der nachfolgende Text bis zur nächsten Tab-Marke eingerückt. 

Wollen Sie dagegen einen ganzen Absatz einrücken, verwenden Sie die Funktion Absatz einrücken über Format/Absatz/Einrücken. Auf der Tastatur müssen Sie dafür in der Regel [F7] drücken. Auch hier erfolgt die Einrückung des Absatzes bis zur nächsten Tab-Marke.

20. Häufig will man gerade bei Briefen mit der Nummerierung der Seiten erst auf Seite 2 beginnen. Auch Kopf- oder Fußzeilen sollen zum Teil erst auf späteren Seiten eingefügt werden. Um dies zu erreichen, kann man Steuercodes verzögern. Dazu klickt man im Dokument oder im Dokumentstyle-Fenster auf Format/Seite/Codes verzögern und gibt dann an, um wieviele Seiten die Codes verzögert werden sollen. Im nächsten Dialog kann man dann die Codes, die verzögert werden sollen, über das Menü definieren. Auf diese Weise kann man z.B. dafür sorgen, daß der Kopftext A auf Seite 2 aus- und dafür Kopftext B eingeschaltet wird.

22. Wollen Sie den Heftrand im Dokumentstyle festlegen, finden Sie den Befehl in WordPerfect 7 im Menü Datei.

21. Manchmal möchte man Dokumente auch Doppelseitig drucken und diese sollen später gebunden werden. Dazu sollte dann der innere Rand natürlich größer als der äußere sein. Dies kann man durch die Definition eines Heftrandes erreichen.

Stellen Sie zunächst die rechten und linken Ränder auf den Wert des kleineren Randes.
In WordPerfect 7 klicken Sie dann auf Datei/Drucken und dort auf die Registerkarte beidseitiges Drucken. Hier finden Sie einen Button Dokumenteinstellungen. Klicken Sie darauf und stellen Sie den gewünschten Heftrand ein. Verlassen Sie dann den Dialog und drucken Sie die Datei. 

In WordPerfect 8 stellen Sie den Heftrand unter Format/Seite/Seite einrichten... auf der Registerkarte Einstellungen für beidseitiges Drucken ein. Wollen Sie das Dokument dann nicht immer doppelseitig drucken, können Sie dies im Dialog Datei/Drucken auf der Registerkarte beidseitiges Drucken ausschalten.

23. Wollen Sie das Dokument nur einmalig doppelseitig drucken, können Sie die Einstellungen in WordPerfect 7 auch direkt auf der Registerkarte Beidseitiges Drucken vornehmen. Diese werden dann nicht im Dokument gespeichert sondern nur für den aktuellen Ausdruck verwendet. In WordPerfect 8 haben Sie nur die Möglichkeit, einen Heftrand zu bestimmen und die Seiten manuell doppelseitig zu bedrucken.

25. Verwenden Sie Kopfzeilen in Ihren Dokumenten, empfiehlt es sich, die Seitennummern in diese einzufügen. Dazu sollten Sie zunächst die Seitennummerierung ausschalten und dafür in die Kopfzeile über Format/Kopf- und Fußzeilen/Bearbeiten über [Nummer] bzw. das entsprechende Icon die Seitennummer einfügen. Neben der Seitennummer stehen Ihnen auch noch Kapitelnummer, Bandnummer und Sekundärseitennummer zur Verfügung.

24. Drucken Sie ein Dokument beidseitig und enthält dieses Kopfzeilen, sollen auf den geraden und ungeraden Seiten meist unterschiedliche Kopfzeilen erscheinen. Dazu kann man unter Format/Kopf- und Fußzeilen jeweils zwei unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen erstellen. In WordPerfect 7 wird dann eine neue Tastenleiste eingeblendet auf der Sie unter [Seiten...] einstellen können, ob die Kopf- bzw. Fußzeile auf den geraden, den ungeraden oder auf allen Seiten erscheinen soll. In WordPerfect 8 erscheint diese Leiste nur dann, wenn Sie unter Anzeigen/Symbolleisten auch Eigenschaftsleisten angekreuzt haben. Außerdem erscheinen hier in der Standardeinstellung nur Bilder und kein Text.

26. Fügen Sie Horizontallinien in die Kopf- oder Fußzeile ein, die über die gesamte Seite reichen sollen, sollten Sie niemals die Länge der Linie definieren, sondern unter Position Horizontal: Seite bzw. Links-Rechts angeben. Dann wird die Linie automatisch immer vom linken zum rechten Rand reichen, auch wenn Sie die Seitenränder nachträglich ändern. Am einfachsten erreichen Sie dies, indem Sie horizontale Linien immer über Grafik/Horizontallinie bzw. Einfügen/Form/Horizontallinie einfügen.

27. Möchten Sie aus mehreren Einzeldokumenten ein Gesamtdokument erstellen, ohne aber nötige Änderungen in den Einzel- und dem Gesamtdokumenten eingeben zu müssen, erstellen Sie ein Hauptdokument, in das Sie die Einzeldokumente als Teildokumente über Datei/Dokument/Teildokument einladen. Sie bleiben dann als Einzeldokumente erhalten, Änderungen, die Sie in den Einzeldokumenten vornehmen, wirken sich automatisch beim Erweitern des Hauptdokumentes auch auf dieses aus. 

Sie sollten sich dann aber angewöhnen, Änderungen nur in den Teildokumenten vorzunehmen und das Hauptdokument jedesmal vor dem Schließen zu komprimieren und beim Öffnen erneut zu erweitern.

28. Möchten Sie ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen, formatieren Sie die Überschriften mit den Systemstiles "Überschrift 1" bis "Überschrift 8". Diese enthalten bereits die notwendigen Steuercodes, um in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen zu werden. Gefällt Ihnen die Formatierung nicht, so ist es einfacher diese zu ändern, als in selbsterstellte Styles die Codes für das Inhaltsverzeichnis aufzunehmen. Stellen Sie den Cursor dann an die Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll und wählen Sie Tools/Erstellen/ Inhaltsverzeichnis bzw. Tools/ Verweise/ Inhaltsverzeichnis. Stellen Sie über [Definieren] die Optionen für das Inhaltsverzeichnis ein und klicken Sie dann auf [Erstellen].

29. Sie können die Überschriftenstyles auch als Gliederungsstyles verwenden, indem Sie diese den Gliederungsebenen über Tools/Gliederung/ [Optionen]/ Gliederung definieren bzw. Einfügen/Gliederung, Symbole + Nummerierung... [Bearbeiten] zuweisen.

30. Möchten Sie sicherstellen, daß die Überschriften immer einen bestimmten Abstand vom vorhergehenden Text haben, sollten Sie in die Styles der Überschriften entsprechend viele Zeilenumbrüche ([Strg] + [Umschalt] + [L]) einfügen. Versuchen Sie dies über Format/Absatz/Absatzabstand zu erreichen, fügen Sie nur einen Abstand nach der Überschrift ein.

31. Möchten Sie einen Überblick über die vorhandenen Dateien in ihren Verzeichnissen auf der Festplatte oder Diskette ausdrucken, wählen Sie in WordPerfect Datei/Öffnen und wechseln Sie dann in das Verzeichnis, von dem Sie das Inhaltsverzeichnis drucken wollen. Klicken Sie hier auf Datei/Dateiliste drucken....

32. Einen Überblick über die auf ihrem Rechner installierten Schriften erhalten Sie, wenn Sie in WordPerfect 7 über Tools/Makro/ausführen... das Makro "Schrften.wcm" ausführen. Leider wird dieses Makro bei WordPerfect 8 nicht mehr automatisch installiert. Es befindet sich aber auf der CD und kann bei Bedarf von dort kopiert werden.

33. Um die Bedienung von WordPerfect über die Tastatur zu vereinfachen, sollte man sich die wichtigsten Tastaturbefehle einprägen. Viele davon funktionieren auch an anderen Windowsanwendungen. Leider hat Corel die Tastaturbefehle von WordPerfect 7 zu WordPerfect 8 zum Nachteil verändert, wie an der folgenden Tabelle zu sehen ist.

34.Verwenden Sie statt der Tastenkombinationen häufig die Maus, versuchen Sie an die Benutzung der rechten Maustaste zu denken. Dadurch öffnet sich ein Kontextmenü, dessen Inhalt von der jeweils aktiven Funktion abhängt. Dadurch ersparen Sie sich lange Mauswege zum Menü und können daher schneller arbeiten.

35. Auch mit der Maus können Sie Textteile markieren. Klicken Sie doppelt auf ein Wort, wird dieses markiert. Bei einem dreifachen Klick wird ein Satz markiert. Klicken Sie vierfach in einen Absatz oder zweifach in den linken Rand vor dem Absatz, wird der gesamte Absatz markiert.